Situacija sa kojom sam se osobno susreo u svojoj karijeri, a danas se susrećem u radu s malim poduzetnicima (do 10 zaposlenih) jest činjenica da ne znaju kako delegirati posao. Česta su razmišljanja da će zaposliti novu osobu, pokazati joj kako se posao radi i očekuju da taj posao naprave isto ili bolje nego što bi ga sami napravili. Naravno, osobu koju su zaposlili ima svoje kvalitete i dodatna znanja (tako piše u CV-u), te se u neku ruku očekuje da će ona pokazati zavidnu razinu inovativnosti i radnih sposobnosti u podizanju vrijednosti tvrtke (čitaj: zaradit će puno novaca). No, realnost je sasvim drugačija i često proces delegiranja (ili ono što smatramo da je delegiranje) odradimo loše, nepotpuno ili čak šlampavo. Stoga ni ne čudi da su rezultati vrlo loši, te se poduzetnik osjeća frustrirano.

Delegiranje je proces davanja zadatka pridržavajući se nekih osnovnih smjernica. Ukratko, proces se sastoji od:

1. Što se delegira / što je obećano
2. Koji su parametri da je zadatak uspješno izvršen
3. Koji su međuciljevi (ako ima potrebe za njima)
4. Kako će se zadatak napraviti
5. Kako i koliko često komuniciramo

Dakle, za početak treba jasno komunicirati što je zadatak i dobiti potvrdu osobe kojoj se zadatak delegira da će taj posao napraviti. Dio sa obećanjem je jako bitan jer znači da osoba koja će raditi taj zadatak preuzima odgovornost da će isti napraviti. Nakon toga, ponovno jasno, komuniciraju se parametri po kojima će se znati da je zadatak uspješno napravljen. Ti parametri su rok, raspoloživi resursi koji se mogu utrošiti (oprema, ljudi, novac) i ostali detalji koji opisuju jasno izvršen zadatak. Ili drugačije rečeno, to je opis situacije nakon dobro izvršenog zadatka. U slučaju da je delegirani zadatak kompleksan dobro je definirati međuciljeve. Međuciljevi su točke koje je potrebno ostvariti prije nego bi se cijeli zadatak mogao smatrati odrađen. Na sve to komunicira se kako treba ili kako će se zadatak napraviti. Ovo je čisti opis posla, no snažno je povezan sa točkom 2. i točkom 3. Upute kako će se posao napraviti moraju biti jasne i prihvaćene od osobe kojoj se delegira zadatak. I naravno, za kraj, potrebno je dogovoriti model međusobnog komuniciranja, tj. izvještavanja o procesu izvršavanja delegiranog zadatka.

Delegiranje oslobađa vrijeme za posao veće vrijednosti

Čitajući gornje retke, vjerojatno ste komentirali kako je teorija jedno, a praksa drugo. Ovdje vam sigurno na pamet pada famozna rečenica: “Dok ja tebi pokažem kako to treba napraviti, prije to sam napravim”. No, dublje radeći s nekoliko poduzetnika na izazovu da više i kvalitetnije delegiraju iskočio je jedan zanimljiv razlog zbog čega to ne rade na propisan i zadovoljavajući način. Razlog je STRAH. Da, naša famozna emocija pod imenom STRAH. Strah da se delegirani posao neće napraviti kako treba. Strah da osoba kojoj delegiramo posao nije dovoljno vješta, nema dovoljno znanja, ne zna raditi posao kako treba, neodgovorna je … Strah, strah, strah … Da razjasnim, strah u određenoj količini jest dobrodošao, no kada on koči poslovanje tada treba poraditi na njemu. I kako smo poradili na njemu ? U konkretnim slučajevima vrlo jednostavno. Za početak, držali smo se gornjeg procesa delegiranja zadatka. Uz to smo imali pripremljenu “matematiku” koliko delegirani zadatak vrijedi (vlastita procjena), koliko vremena bi poduzetnik sam potrošio radeći na njemu, koliko će koštati da druga osoba radi na njemu i za kraj jednu vrlo bitnu stavku – koliko će delegirani posao osloboditi vremena poduzetniku kako bi radio važniji i bitniji posao (koji donosi veću vrijednost). Da, opet sam “zabrijao”, no u praksi su rezultati bili evidentno pozitivni. Što za osobu kojoj je zadatak delegiran (osjećaj da radi koristan posao, osjećaj dane odgovornosti), što za poduzetnika koji se više bavi strateškim stvarima, a manje operativnim.