Prošli tjedan imali smo aktualne događaje iz USA gdje je oluja Sandy nanijela veliku štetu, a ovih dana dešavaju se slični događaji u bližem okruženju zbog velike količine vode koja će pogoditi mnoga područja.
Ako ste malo pratili medije, mnogi su svjesni vodenog vala koji će zapljusnuti i više ili manje djeluju unaprijed kako bi umanjili posljedice. Iz prijašnjih iskustava naučili su kako trebaju planirati i djelovati unaprijed, jer kada voda počne navirati, spašavanje i izgradnja brane i prepreka je gotovo pa nemoguć posao ili su ostvareni rezultati vrlo upitni.
I baš to djelovanje unaprijed i priprema na neminovni događaj su iznimno bitni za što manje negativnih posljedica.
Zanimljivo je kako smo ovu lekciju iz djelovanja prirode naučili (na teži način), no u isto vrijeme velika većina nas dan započinje bez ikakve pripreme što bi se moglo ili trebalo desiti i nadamo se da nam “voda” neće donijeti ili nanijeti veliku štetu.
Mnogi od nas jutro započinju s najboljom nadom i željom kako će dana proći u redu. I to je dobro, no može i treba to drugačije.
I sam sam previše puta zaglibio u “vodi” aktivnosti koje su se samo gomilale i rušile sve ispred sebe ali danas to više nije tako. Evo na koji način ja rješavam bujice ili još bolje slažem zapreke da iste ne naprave štetu.
Prva i osnovna stvar je unaprijed planiranje i zapisivanje aktivnosti koje ću raditi. Za to koristim google kalendar i to iz nekoliko razloga:
- Uvijek je dostupan
- Podaci se sinkroniziraju na više mjesta (računalo, tablet, mobitel)
- Evidencija aktivnosti
U kalendar upisujem gotovo sve što trebam raditi naredna dva tjedna. Poslovi i aktivnosti kojima se bavim ovaj tjedan u 90% su bili izdefinirani početkom prošlog tjedna.
Moj stav prema kalendaru je takav da ono što ne piše u njemu onda to praktički i ne postoji.
Jednostavno ako nisam upisao dogovoreni sastanak u petak u 9 sati, za mene je to vrijeme slobodno za neku drugu aktivnost.
Ovakvim stavom rješavam se stresa i situacija u kojima trebam razmišljati što ću ili što trebam raditi. Kad je zapisano, sve je jasno.
Da biste mogli tako funkcionirati sa svojim kalendarom potrebno je imati povjerenja u njega. Naime, baš to povjerenje je čest razlog zbog kojeg su mnogi pokušali koristiti se njime i na kraju razočarano odustali.
Kako se gradi povjerenje u kalendar?
Jako dobro pitanje 🙂 U neku ruku to je vrlo jednostavno ali i dosta zahtjevno u samom početku.
Meni su se stvari “raspadale” u kalendaru jer sam znao preambiciozno planirati trajanja nekih aktivnosti ili sam pregusto “lijepio” jednu aktivnost poslije druge.
Npr.
09:15 − 09:45 – čišćenje emailova
09:45 − 10:30 – coaching call
10:30 − 11:20 – rad na sadržaju radionice
Ovako kako je gore napisano kod mene ne funkcionira. Naime, s vremenom sam shvatio kako za neke aktivnosti trebam određeno vrijeme zagrijavanja da bih ih završio. Metodom praćenja i učenja (čitaj: pokušaj i pogreška) skužio sam da mi za aktivnost “rad na sadržaju radionice” treba barem 15 minuta za “ufuravanje” u takav mod razmišljanja.
Rezultat toga je što sada takvu aktivnost planiram u samom početku povećati za to vrijeme, jer sam svjestan kako ću prvih 15 minuta potrošiti na zagrijavanje, a tek narednih 50 minuta na konkretan posao.
Ako se ne možete prepoznati u gornjem primjeru, provjerite na koji način planirate svoje sastanke na nekoj udaljenoj lokaciji.
Npr. u kalendar ste upisali sastanak kod klijenta od 14:00 do 15:30. To je sve jasno, no ako do lokacije gdje imate sastanak trebate putovati recimo 30 minuta, onda bi bilo jako loše da je to vrijeme u kalendaru napisano kao slobodno.
Naime, ta “praznina” često daje osjećaj slobode i gubljenja fokusa što bismo trebali raditi. Iz tog razloga nam se često zna desiti da zakasnimo na sastanak jer smo loše isplanirali “vrijeme pripreme” za glavni događaj.
Kako se ista stvar i meni dešavala (zna se još ponekad i desiti) trenutno ovakve situacije planiram na jedan zanimljiv način.
U kalendar upisujem dva događaja. Prvi događaj je u maksimalnom trajanju moje odsutnosti. U gornjem promjeru sa sastankom od sat i pol i putovanjem od 30 minuta, u kalendar bi upisao dva događaja.
1. Sastanak kod klijenta od 13:30 do 16:00
2. Sastanak od 14:00 do 15:00
Da, ovo znači da se aktivnosti preklapaju i to mi je OK. Naime, na ovaj način realno vidim koliko vremena ću potrošiti na tu aktivnost, a isto tako i vidim sadržaj glavne aktivnosti.
Dakle, tako se gradi povjerenje u svoj kalendar. U početku ide malo teže i ima grešaka, no upravljanje s njim je i kao s navikama. Što više svjesno vježbate s vremenom ćete postati uspješniji i bolji.
Sve je to super ali što kada dođe nešto nepredviđeno?
Još jedno odlično pitanje 🙂 U prvom redu treba imati jasan stav u odlučivanju što je hitno i traži pažnju odmah ili što je nešto što se može kasnije napraviti.
U mom slučaju sve što je vezano uz obitelj i zdravlje su aktivnosti najvišeg prioriteta. Da ne bi bilo zabune, tu ne spada poziv žene da pita kada dolazim, već stvarno ozbiljne situacije.
Druga ali malo blaža varijanta kada reagiram odmah i može malo “pokvariti” kalendar jesu upiti trenutno aktualnih klijenata. Ako s njima radim na nekim projektima gdje je moja pažnja vrlo bitna ili su zapeli u nekoj situaciji gdje im treba moja pomoć, tada sam uvijek na raspolaganju i sav fokus ide prema njima.
No, to je nešto što se jasno unaprijed komunicira i u praksi se vrlo rijetko dešava.
Sve ostalo što mi dođe kao potencijalna aktivnost u tom danu jednostavno odbijam dati trenutnu pažnju i njome se bavim nekoliko sati kasnije u multitasking vremenu.
Multitasking vrijeme (znate o čemu pričam ako ste pročitali ebook “7 koraka za uspješan dan”) je kada nema prevelikog reda i tu si dajem gušta da budem maksimalno neorganiziran. U njemu reagirate stihijski, budete nervozni, ljuti i sve ono što velika većina zna biti veći dio dana. Multitasking vrijeme ne bi trebalo trajati dnevno više od 2 sata.
Ali ja dalje ne mogu tako funkcionirati.
Nisam nikada rekao da imam univerzalno rješenje kako se boriti s “bujicom” aktivnosti koje nam svaki dan dolaze ali sam iznimno siguran da ova metoda daje rezultate. Bitno je naći svoj model, bitno je imati povjerenja u svoj kalendar i bitno je kada se sve raspadne nastaviti tamo gdje ste stali. Ne kretati ispočetka, već nastaviti gdje ste stali.
U početku ide sporo, teško, frustrirajuće, no s vremenom bude lakše i uspješno. Kada postane normalno, pitati ćete se kako ste uopće i mogli funkcionirati na drugačiji način 🙂
Planiranje i sprovođenje planiranog je osnova. Dan ima premalo sati da biste uspjeli napraviti sve što želite ili morate. A ako je tako, ja se radije odlučujem napraviti barem neke od aktivnosti i stvarno ih završiti, nego polovično krpati i kuburiti s jedne aktivnosti na drugu.
Dana i dnevne aktivnosti su kao bujica vode. Jednostavno idu i gaze sve ispred sebe. Nekada je ta bujica vrlo malena ili je čak i nema ali nekoliko puta u godinu bude iznimno velika i snažna, a onda iz sebe ostavlja gadne posljedice.
Ovo je jedan dio moje obrane od “dnevne” bujice, a kako se vi pripremate i nosite s njom?
Ostavite komentar ispod ovog teksta.
Hvala,
Goran Blagus
