Vrlo često kad se nađemo u nekoj nezavidnoj situaciji, znamo sami sebi (i okolini) reći da se nismo dobro organizirali jer nismo imali dovoljno vremena (za organizaciju, za obavljanje posla…). Zapravo, postalo je vrlo popularno govoriti kako nam 24 sata dnevno nije dovoljno za napraviti sve poslove, kako nikad nije dovoljno vremena, kako je vrijeme relativno, kako ne znamo gdje naći više vremena, kako ono … No sve te izjave vezane su uz famozno vrijeme. Činjenica je da svi imamo istu količinu vremena tj. mojih 60 minuta traje isto kao i vaših 60 minuta, no razlika je samo u tome kako ćete tih 60 minuta iskoristiti.

U radu s jednim poduzetnikom povuklo se gornje pitanje vremena. Tokom coaching sessiona definirali smo ciljeve, te je iz njih nastao akcijski plan aktivnosti. Poduzetnik je te aktivnosti postavio u svoj kalendar poslova, napravio je to-do listu, alocirao vrijeme i zadao si datume do kojeg zadaci trebaju biti dovršeni. Tokom coaching sessiona vodili smo se time da aktivnosti budu u realnim okvirima i da rokovi ne budu previše nategnuti. Dakle, temelji su bili jako dobro postavljeni. No, kako to često biva tokom poslovnog dana, događaju se različiti uleti, dolazi do hitnih i kriznih situacija, te nekih neočekivanih situacija koje rezultiraju skretanjem od zacrtanog plana. Naime, dio vremena se potrošio na neplanirane radnje koje su “pojele vrijeme” koje je trebalo biti uloženo ili potrošeno za drugi posao. Scenarij u nastavku je poznat. Nedostatkom vremena zacrtani zadaci kasne te se događaju frustracije, poslovni problemi, pad produktivnosti…

Koliko vrijedi sat rada?

Model koji smo izgradili i koji je u konkretnom slučaju pomogao poduzetniku iz priče je slijedeći: za početak, krenuli smo od stare izreke da je “vrijeme novac” i izračunali smo koliko novca vrijedi jedan sat rada poduzetnika. Upotrijebili sm vrlo jednostavnu matematiku. Ukupnu neto dobit podijelili smo sa brojem efektivnih sati rada i dobili smo iznos koliko vrijedi sat rada. Osim toga, istu matematiku možete i vi primijeniti kod sebe, no pripazite na jedan detalj u gornjoj formuli. Detalj je BROJ EFEKTIVNIH SATI RADA, a ne broj sati koje sjedite u kompaniji ili 24 sata ako ste poduzetnik koji nema radnog vremena. Naime, to je detalj na kojem smo prije gornjeg izračuna radili, jer vrlo često nismo ni svjesni koliko efektivno radimo. U novinama se pisalo da državni službenik efektivno radi 4 sata dnevno, no susreo sam se i s podatkom da mali poduzetnik efektivno dnevno radi samo sat i pol (90 minuta). U svrhu toga efektivni rad smo definirali kao poslovni proces koji služi za generiranje dodatne vrijednosti tj. rad koji za konačnicu ima više novaca.

Zadatak je pao da narednih 15 dana poduzetnik bilježi dnevne aktivnosti, te ćemo iz egzaktnih podataka izračunati koliko efektivno radi. Za čitatelje koji se žele upustiti u takvo mjerenje, evo nekoliko “poslova” koji se rade tokom radnog vremena, te pokušajte mjeriti koliko vremena trošite na svaki od njih. Naravno, možete dopisati i vlastite poslove.

Poslovi koje radite tokom radnog vremena:

• email (čitanje / pisanje)
• papirologija
• telefonski pozivi
• surfanje webom
• social media (facebook, twitter …)
• sastanci
• razgovori s klijentima
• organiziranje
• praćenje ili gledanje vijesti
• rad na web siteu
• ručak
• planiranje
• efektivan rad

Pokušajte mjeriti koliko vremena trošite na gornje aktivnosti (podijelite radno vrijeme na intervale od maksimalno 15 minuta), a u slijedećem nastavku podijelit ću priču gdje smo identificirali “kradljivce vremena” i kako smo ih riješili.