Nadovezajući se na prošlotjednu kolumnu o delegiranju, postoji i drugačiji način kako se neki zadatak može izvršiti – outsourcing. Outsourcing ili “vanjsko ugovaranje usluga” najjednostavnije je definirati kao davanje zadatak nekome tko nije zaposlenik vaše tvrtke. Razlozi zbog čega se neki poslovni procesi ili zadaci outsoursaju su različiti, no često to može biti nedostatak stručnog znanja, nedostatak osoblja, zadatak nije u fokusu poslovanja, želja za proširenjem asortimana, optimizacija troškova …
Outsourcing je svuda oko nas
Kako dolazim iz IT branše, outsourcing je u njoj jako izražen i korišten, no ni ostale djelatnosti ga nisu “pošteđene”. Npr. web studio za rad na velikom projektu outsourca programera koji će izraditi specifičan dio sustava prema korisničkom intranetu. Razlog tome je što web studio ovog trenutka nema stručnog znanja, a zbog specifičnosti projekta nema potrebe za ulaganjem u stjecanje istog. Kako je ugovoren posao ključ u ruke, dobrim outsourcingom web studio je u mogućnosti isporučiti rješenja prema korisničkom zahtjevu, ne umanjujući svoju poslovnu sposobnost. U slučaju da ste proizvodno poduzeće, velika je vjerojatnost da outsourcate usluge transporta. Transport sa skladišta do veletrgovaca vam je izrazito bitan dio poslovnog procesa, no transport kao djelatnost vam nije u fokusu poslovanja. Vaša poslovna orijentacija je proizvodnju i niste u mogućnosti financirati kupnju kamiona i popratnog osoblja. Stoga, posao transporta prepuštate vanjskoj tvrtki. Primjera outsourcinga ima napretek – računovodstvene usluge, usluge čišćenja, održavanje IT opreme …
Ništa se ne podrazumijeva
Odlučite li se za outsourcing nekog zadataka, preporučam da se držite slijedeće glavne i osnovne misli – morate im reći što točno želite! Nemojte računati na pretpostavke, nemojte računati na “to se podrazumijeva”, nemojte očekivati nešto što niste rekli da će sami shvatiti. Dakle, morate im reći što točno želite! Kako bih vam malo olakšao o tome, evo par smjernica.
1. O čemu je riječ, što treba napraviti
2. Definirati što treba biti isporučeno
3. Vremenski raspon (timeline)
4. Tehnologija
5. Dodatni parametri koji su bitni za projekt
6. Način međusobne komunikacije
Dakle, potrebno je točno, jasno i nedvosmisleno napisati (da, napisati, a ne usmeno reći) što je zadatak tj. što treba napraviti. “Vaš zadatak je da napravite web dućan koji će služiti za prodaju donjeg rublja. Potrebno je putem web dućana omogućiti i implementirati slijedeće parametre …”. Nakon toga slijedi jasna definicija i opis kako treba izgledati konačan produkt. “Backend administracije web shopa treba imati slijedeće funkcije: … ” ili “Isporučena roba treba biti u istom stanju u kakvom je utovarena.” Mislim da je suvišno spominjati kako rokove treba isto komunicirati. “Isporuka robe treba biti do 10:00 sati sljedeći dan.”. Ako je projekt kompleksan i ima međuciljeve, tada u vremenski raspon treba definirati i međuciljeve “Do 1.9.2009. potrebno je dovršiti frontend web dućana, te do 15.9.2009. dovršiti testiranje. Nakon toga …”. Tehnologija definira obavezne parametre prema kojima treba biti izvršen zadatak. “Web shop će biti implementiran na Microsoft IIS serveru, koristeći Oracle bazu podataka, poštujući slijedeće sigurnosne procedure…”. I za kraj famozna komunikacija. Kako ćemo komunicirati, koliko često, na koji način se šalje report, tko su osobe zadužene za komunikaciju…
Nema dobrog outsourcinga bez dobre komunikacije
Znate li u koje gornje dvije točke se najčešće griješi tj. zbog čega outsorcing projekti propadnu? Prvo je definicija što treba biti isporučeno. “Dao sam im zadatak da mi isprogramiraju automatsko izvještavanje prema ulaznim parametrima. Dečki su pametni, a osim toga pa valjda su trebali skužiti kako prva varijabla ne može ići u X os. Zar nisu mogli malo prosurfati netom i vidjeti kako bi to trebalo izgledati?”. Ovo su riječi naručioca i sasvim je očito kako je on nešto očekivao i pretpostavio, a da nije jasno komunicirao što treba biti rezultat. “I što da sada radim sa ovim izlaznim podacima? Hmmm… ma stavit ću ja to u X os jer mi se čini da je to OK. Pojma nemam što ove brojke govore, no nadam se da će klijent biti zadovoljan.” A ovo su misli osoba kojoj je posao outsourcan. Pretpostavka je “majka problema” :), no da su naručioc i outsourcana tvrtka redovito komunicirali sasvim sigurno bi u samom početku ili barem ranoj fazi uočili grešku. Stoga, komunikacija je često dio na kojem “padamo”.
